Kurumsal e-postalar için anlık takip sistemi

Yerli bir yazılım firması, kamu kurumları ve özel şirketlere gelen bütün e-posta, faks gibi dijital verilerin anlık izlenebilmesine ve arşivlenmesine imkan sağlayan sistem geliştirdi.

Hacettepe Teknokent'te faaliyetlerini sürdüren Tengen firmasının Genel Müdürü Volkan Yıldırım,geliştirdikleri yazılımın bir istihbarat ve arşiv sistemi olduğunu söyledi.

Yazılım sayesinde e-postaların dışında faks dahil ilgili kuruma gelen dijital her türlü verinin sisteme aktarılabildiğini dile getiren Yıldırım, faksların da e-posta formatına çevrilip saklanabildiğini kaydetti.

Geliştirdikleri sistemin PTT için hazırladıkları kayıtlı e-posta projesinden çıkan bir ek yazılım olduğunu ifade eden Yıldırım, bunun için 1 yıl çalıştıklarını anlattı.

İstatistikler dikkate alındığında bir şirketteki bilgi birikiminin yüzde 80'inin e-postalarda saklandığını dile getiren Yıldırım, bu anlamda e-postaların yeterince uzun saklanmasının kurumsal hafıza açısından önemli olduğunu söyledi.

Mevcut uygulamalarda kurumlara e-postalar geldiğinde bunların genelde denetlenmediğini belirten Yıldırım, şöyle konuştu:

"Buna karşın kurumun o e-postanın gittiği ve geldiği yerle ilgili sorumluluğu var. Siz kurumunuzdan dışarı bir e-posta gönderdiğinizde kurumun yöneticileri o e-postadan sorumlu. Dolayısıyla denetlemek zorundalar. Bununla ilgili kanun var ama şu anda mailler yedekleniyor. Bu yedekler silinebiliyor ve iyi yedeklenmiyorsa kişi, kendisine gelen e-postayı silmek için tüm bilgisayarı da silebiliyor. Bu sorunun çözümü için bazı büyük firmaların kullandığı pahalı sistemler var. Bizim projemiz ise gelen e-postayı aynı anda bir yerde saklıyor ve kurum yöneticilerini bütün e-postaları görecek şekilde bir yetkilendirme seviyesine sokuyor. Buna faksları dahil ettiğimizde kuruma giren çıkan bütün dijital bilgi elinizin altında oluyor."

Şirket yöneticilerinin kurumsal e-postaları takip etmelerine olanak veren Yargıtay kararı da bulunduğuna işaret eden Yıldırım, böyle bir denetim yapılması gerektiğini söyledi.

Yıldırım, kurumların geliştirdiği projeler hakkındaki yazışmaların sistem sayesinde yöneticilere iletildiğini kaydederek, "Mevcut sistemlerde yedeklenen maillerin gerektiğinde bulunması günler sürüyor. Bizim sistemimizde ise kişi arayüze girip kime ne e-posta gelmiş bütün ekleriyle görebiliyor. Bu işlem birkaç saniye sürüyor. Böylece paylaşılmaması gereken bir veri kurum dışına çıktığında anında tespit edilebiliyor." diye konuştu.

Geliştirdikleri yazılım sayesinde veri paylaşımı yapan kişinin bilgisayarı sıfırlamasının da veri kaybına yol açmadığını anlatan Yıldırım, "Kişi 'ben böyle mail göndermedim' diyemiyor." dedi.